Doğru liste yapısı
Toplu mail araçlarının hemen hepsi aynı yapıyı bekler: ilk satırda sütun başlıkları, sonraki her satırda tek bir kişi. Örnek bir liste şöyle görünmelidir:
| Ad | Soyad | Eposta | Firma | Şehir |
|---|---|---|---|---|
| Ayşe | Yılmaz | [email protected] | Örnek Gıda | İzmir |
| Mehmet | Kaya | [email protected] | Kaya Yapı | Bursa |
- Birleştirilmiş hücre, boş başlık ve ara toplam satırı kullanmayın.
- Her hücrede tek bilgi olsun: ad ve soyadı ayrı sütunlarda tutmak, “Merhaba Ayşe Hanım” gibi kişiselleştirmeyi kolaylaştırır.
- Kişiselleştirmede kullanmayacağınız ama filtrelemek isteyebileceğiniz bilgileri (sektör, müşteri tipi) de ayrı sütun olarak ekleyin.
- Adresin hangi kaynaktan ve hangi tarihte toplandığını gösteren bir sütun, olası bir şikâyette onayı kanıtlamanıza yardımcı olur.
Excel'de liste temizliği
- Boşlukları ve büyük harfleri temizleyin. Adreslerin başındaki ve sonundaki boşluklar, çoğu araçta adresi geçersiz kılar.
- Tekrarları kaldırın. Veri > Yinelenenleri Kaldır ile yalnızca e-posta sütununu seçerek tekrar eden kişileri silin.
- Biçimi bozuk adresleri bulun. İçinde @ işareti olmayan, Türkçe karakter (ı, ş, ğ, ü, ö, ç) içeren veya boşluk barındıran adresleri filtreleyin.
- Yazım hatalarını düzeltin.
gmial.com,gmail.con,hotmial.com,yaho.comgibi yaygın hataları Bul ve Değiştir ile düzeltin. - Rol adreslerini ayırın.
info@,muhasebe@gibi adresler birden fazla kişiye açılır ve şikâyet riski daha yüksektir; bunları ayrı bir grupta değerlendirin.
İşe yarayan formüller
Aşağıdaki formüller Türkçe Excel içindir; İngilizce Excel kullanıyorsanız parantez içindeki karşılıklarını kullanın. Formülleri yardımcı bir sütuna yazıp sonuçları Değerleri Yapıştır ile asıl sütuna aktarın.
Boşluk temizleme ve küçük harf:
=KÜÇÜKHARF(KIRP(C2)) (=LOWER(TRIM(C2)))
@ işareti var mı?
=EĞERSAYIYSA(BUL("@";C2)) (=ISNUMBER(FIND("@",C2)))
Alan adını ayırma:
=PARÇAAL(C2;BUL("@";C2)+1;100) (=MID(C2,FIND("@",C2)+1,100))
Adın ilk harfini büyütme:
=YAZIM.DÜZENİ(A2) (=PROPER(A2))Alan adını ayrı bir sütuna aldığınızda listeyi bu sütuna göre sıralayıp yazım hatalarını tek bakışta görebilir, hangi sağlayıcıya ne kadar mail gideceğini de anlayabilirsiniz.
Dikkat: Türkçe Excel'de KÜÇÜKHARF işlevi büyük “I” harfini “ı” yapabilir. Adreslerde büyük I varsa sonucu kontrol edin veya önce Bul ve Değiştir ile “I” harfini “i” ile değiştirin.
Dosyayı doğru kaydetmek
- Kullanacağınız araç .xlsx kabul ediyorsa dosyayı olduğu gibi kullanın; en az sorun çıkaran biçim budur.
- CSV gerekiyorsa Farklı Kaydet > CSV UTF-8 (Virgülle ayrılmış) seçin. Türkçe bölge ayarlarında Excel CSV dosyalarında ayraç olarak noktalı virgül kullanabilir; aracın hangi ayracı beklediğini kontrol edin.
- Telefon numarası ve posta kodu gibi başında sıfır olan sütunları metin biçimine çevirin, aksi halde sıfırlar kaybolur.
Excel listesiyle toplu mail gönderimi
Hazırladığınız listeyle gönderim yapmanın üç yolu vardır:
- Outlook: Word'ün adres mektup birleştirme özelliği Excel dosyasını doğrudan okur. Adımlar Outlook ile toplu mail gönderme rehberinde.
- Gmail: Dosyayı Google E-Tablolar'a aktarıp bir birleştirme eklentisiyle gönderebilirsiniz. Ayrıntılar Gmail ile toplu mail gönderme rehberinde.
- Toplu mail paneli: Dosyayı sürükleyip bırakırsınız; panel e-posta ve ad sütununu kendisi bulur, tekrarları ve hatalı adresleri ayıklar, diğer sütunları şablonda değişken olarak kullanmanıza izin verir. Yukarıdaki temizlik adımlarının çoğu otomatik yapılır.